O ponto de partida para a implementação de um processo de mudança nos processos de gestão com vistas à melhoria da qualidade na prestação dos serviços públicos, consiste basicamente em propiciar conhecimento aos servidores acerca das atividades que desenvolvem, bem como quais os impactos dessas atividades no cumprimento da missão organizacional do Estado.
Para tanto, deve-se fazer o “mapeamento dos processos administrativos”, que permitirá identificar os pontos críticos e os eventuais “gargalos” existentes que, de uma maneira ou de outra comprometem no resultado final do trabalho, impactando no aumento do seu “custo de produção”, e na insatisfação dos cidadãos demandantes dos serviços públicos.
Outros aspectos que podem ser identificados no “mapeamento dos processos administrativos” são: a obsolescência dos recursos tecnológicos, a desarticulação institucional, a precariedade na comunicação e a necessidade de melhor qualificação profissional dos servidores, no tocante a aquisição de conhecimentos e desenvolvimento de habilidades em nível administrativo, operacional, técnico e gerencial.
Uma vez levantados os processos na sua forma atual, passa-se a seguir para a etapa de análise dos mesmos, onde serão efetuadas as modificações necessárias para a otimização dos resultados na execução das atividades inerentes a cada um dos processos, assim como serão apontadas as necessidades de capacitação de pessoal, o desenvolvimento de programas que permitam a celeridade e qualidade no fluxo de ações dos processos e ainda, a aquisição de equipamentos mais adequados à realidade do trabalho.
Outro produto resultante do “mapeamento dos processos administrativos” é o “Manual de Procedimentos”, com as” Instruções de Trabalho – IT” necessário para a execução de cada um dos processos levantados.
Em última análise, o aperfeiçoamento nos processos administrativos nas instituições são fundamentais para que as mesmas possam ir ao encontro das necessidades da população, e assim cumprir com seus objetivos.
Marco Aurélio Barbosa D’Oliveira.
